Eligiendo la alternativa de solución

Eligiendo la alternativa de solución

El siguiente esquema resume el problema objeto de las alternativas de solución y elección de la mejor alternativa:

Analizando la información

De acuerdo al esquema, el agente directo causante del problema, son los empleados que ostentan el cargo de surtidores en él CEDIS, ya que estos son los encargados de colocar en los pallet´s o tarimas los diferentes productos que el trip o viaje requiere para completar cada pedido solicitado por las diferentes determinantes o tiendas pertenecientes a la cadena de autoservicio afectada.

Cabe mencionar que la empresa cuenta con programas de capacitación dirigidos a cada área que la conforman; los materiales impresos y multimedia (video y/o audio digital), así como medios magnéticos como DVD y VHS están disponibles para dicha capacitación del personal.

Alternativas de solución al problema

Los empleados surtidores, como todo empleado de la empresa, cuentan con los recursos materiales y tecnológicos necesarios para realizar sus actividades de manera eficiente; además de contar con el apoyo del recurso humano, el cual por su experiencia y antigüedad transmiten su conocimiento a los nuevos empleados surtidores. Por ejemplo:

Ø  Ropa protectora y zapatos de seguridad, ya que se trabaja en un ambiente frio generado de forma artificial que llega a tener temperaturas de 4^o a -28^o Centígrados.

Ø  Talkman, que es un aparato tecnológico que lleva el control de los diferentes productos que cada viaje requiere para completar el pallet de cada tienda; el surtidor interactúa con esta herramienta tecnológica y entre ambos completan cada viaje o pedido.

Ø  Antes de entrar a operación, reciben la capacitación necesaria para que identifiquen los recursos materiales y tecnológicos que se encuentran a su disposición y que identifiquen el funcionamiento de los mismos y como pueden interactuar con estos.

Ø  Asignación de un coach o entrenador en piso de anden a  un grupo de nuevos empleados; cada grupo asignado puede tener hasta 20 personas, y este coach debe de estar atento a capacitar a cada uno de su grupo para que “afine” lo que aprendió en su curso de inducción operativa; además de evaluar el avance de desempeño de cada uno.

Ø  Se les capacita para utilizar equipo de carga, con el cual puedan mover sus pallets de un lugar a otro durante el trip o viaje de una forma más fácil, rápida y cómoda; haciendo que su trabajo sea físicamente lo menos demandante posible.

De acuerdo a lo anterior, la empresa otorga a los nuevos y actuales empleados surtidores los recursos materiales, humanos y de información necesarios para su capacitación para que realicen de forma correcta su actividad asignada; entonces ¿Por qué existe el problema?

Respondiendo la pregunta, la causa, de acuerdo a la experiencia de este servidor, puede ser un mal seguimiento por parte de los coach o entrenadores, ya que por el tamaño del grupo que se les asigna, no les es posible capacitar y dar un seguimiento más cerrado y adecuado a cada nuevo empleado surtidor que entra a la nave o anden de trabajo.

Soluciones para el problema

·        Reducción de personas a cargo para cada couch: De 20 a 5 nuevos empleados, con esta solución, la carga de capacitación disminuirá y tendrá, cada couch, un seguimiento más específico y oportuno para cada nuevo empleado surtidor que este a su cargo.

·        Asignar a más personal de experiencia para actividades de couch: Con esta solución, el CEDIS puede aumentar su plantilla de capacitadores y distribuir la carga de capacitación de los nuevos empleados entre los couch; haciendo que cada uno entrene mucho mejor a sus empleados surtidores a cargo.

·        Evaluación más eficiente: Al distribuir la carga de capacitación de los nuevos empleados surtidores entre más couch o entrenadores en piso de anden, cada uno de estos nuevos empleados puede ser evaluado más eficientemente por su couch asignado; este último le informará las áreas de oportunidad que presenta y que acciones son necesarias llevar a cabo para atacarlas.

·        Reentrenar a los empleados actuales surtidores: Si bien, los empleados actuales ya tienen experiencia, no está de más que el CEDIS, otorgue capacitación extra a estos; ya que la información y tipo de capacitación que obtuvieron en su ciclo de entrada es distinta a la que se está llevando actualmente, así, estos “viejos” empleados empatarán con nuevos conocimientos y podrán participar para reducir y/o eliminar el problema presentado en el área de surtido del CEDIS y de la empresa en general.

Resultados esperados

Ø  Que los empleados surtidores, valga la redundancia, surtan de manera correcta.

Ø  Que los empleados surtidores presenten un sentido de pertenencia más profundo hacia la empresa.

Ø  Disminuir las discrepancias (faltantes, sobrantes, surtido cruzado, etc.).

Ø  Disminuir gradualmente el monto de perdida en el indicador de discrepancia.

Ø  Aumentar el nivel de servicio del área de surtido y por ende del CEDIS en general.

Ø  Colocar en tiempo y forma las mercancías y cantidad correctas en cada tienda perteneciente a esta cadena de autoservicio.

Ø  Que en cada tienda, los consumidores encuentren, cuando lo necesiten, la o las mercancías correctas y suficientes para cubrir sus necesidades.

Ø  A corto plazo, alcanzar el resultado principal: Que la empresa genere ganancias con el menor costo posible.   

Eligiendo la alternativa de solución

De acuerdo con el material de estudio revisado, el primer procedimiento para elegir la alternativa ideal para solventar el problema, es realizar el examen propuesto por Batley.

¿La situación ideal ha sido descrita en términos claros y realizables?

Si, el objetivo principal corporativo de la empresa donde laboro, es generar las mayores ganancias a costos bajos; objetivo que no puede cumplir principalmente por el alto grado de ajustes negativos en cuanto a discrepancias se refiere en su CEDIS del Estado de México, ocasionado principalmente por el área de surtido, donde los empleados que ostentan el puesto de surtidores, tienen el cargo de surtir en pallets (tarimas) las diferentes mercancías que las tiendas pertenecientes a esta cadena de autoservicio solicitan para reabastecerse para que los clientes puedan encontrar y comprar las mercancías o productos que necesite en cualquier tiempo en las mismas; debido al mal desempeño de estos surtidores, estas discrepancias son negativas y elevadas. La situación ideal  es que estos surtidores realicen sus funciones correctamente evitando generar discrepancias.

¿Cuáles son los indicadores o metas de logro que permiten medir esta situación ideal?

El indicador principal, como se ha mencionado anteriormente se le conoce como discrepancias; este a la vez se divide en sub indicadores, los cuales son:

Ø  Faltantes.

Ø  Sobrantes.

Ø  Mermas (mercancía dañada en operación)

Ø  Surtido cruzado.

Ø  Cortos (mercancía fuera de inventario).

La situación ideal es que estos indicadores se mantuvieran en $0.00, es decir, sin ajuste alguno; sin embargo, como seres humanos, nadie es perfecto, por lo que una situación ideal objetiva es que estos sub indicadores mantuvieran un saldo negativo lo más bajo posible, preferentemente por debajo del resultado anterior; evitando su incremento.

¿En qué plazo o tiempo se espera resolver la situación?

Lo ideal es inmediatamente; pero como se mencionó anteriormente, como seres humanos, no somos perfectos, por lo que un plazo razonable es a corto plazo, con tendencia a disminuir progresivamente.

¿Qué grado de consenso tiene esa meta entre los diferentes actores implicados?

En teoría, todos los actores deben de presentar un grado de consenso total; sin embargo, al parecer, no todos los actores presentan el mismo grado, ya que mientras algunos actores tratan de contribuir a cumplir el objetivo de la empresa, realizando sus actividades con el mejor desempeño posible, otros hacen lo contrario, sea por falta de cultura laboral, por falta de motivación laboral, o por cualquier otra situación; aunado a que como cada cabeza es un mundo, cada uno presenta actitudes y comportamientos diferentes, adquiridos, influenciados y enriquecidos por el tipo de ambiente familiar y social en que se desenvuelven.

¿Todos los actores implicados y afectados tienen claro si se trata de una situación deseada a corto o largo plazo?

Todos los actores tienen conocimiento que la situación deseada es inmediata, pero como se mencionó anteriormente, los seres humanos no somos perfectos, por lo que los mandos medios y altos tienen como estrategia otorgar un lapso de corto tiempo para alcanzar la situación deseada; hecho que cada año se busca conseguir.

Especificando el objetivo

El objetivo principal que las alternativas de solución deben de alcanzar es disminuir el comportamiento negativo en los sub indicadores que conforman el indicador principal discrepancias.

Valoración de alternativas

Habiendo establecido el objetivo principal que las diferentes alternativas de solución al problema deben de cumplir, enseguida se presenta la valoración de cada una:

Cada alternativa de solución fue calificada con un 25% de probabilidad de éxito estimada, ya que las cuatro son parte de la estrategia para solventar el problema y conseguir la situación ideal; además de que en cada alternativa, el recurso humano está presente y como no es perfecto, el calificar alguna de las cuatro estrategias con un porcentaje mayor a las otras no sería objetivo.

Después de valorar las alternativas de solución, el siguiente paso es el proceso de eliminación; sin embargo, como se mencionó anteriormente, todas las alternativas de solución ostentan un porcentaje de participación que darán la solución al problema y obtener la situación ideal deseada, así que maximizarán el proceso de entrenamiento y seguimiento de los nuevos empleados; así como maximizar el nivel de trabajo de los propios couch. Igualmente, las cuatro alternativas de solución, satisfacerán el  proceso para alcanzar la situación deseada. Optimizarán el conocimiento laboral de los nuevos y actuales empleados surtidores para elevar el nivel desempeño de sus funciones; así como estandarizar el nivel de comportamiento y actitudes de todos estos trabajadores enfocándolos hacia un objetivo en común.

No obstante se presenta la matriz de eliminación para respaldar la no eliminación de alguna de las variantes de solución. En la misma se puede constatar que las variantes dependen una de otra para su funcionamiento; así que todas forman parte de la solución del problema.

Revisando las variantes, todas son requeridas, pero la variante dos es prioridad, ya que es el inicio de la cadena de entrenamiento de los nuevos empleados de ingreso. Por tal razón, la estrategia de trabajo queda de la siguiente manera: